MODULE PREFECTURE

Ce module permet de gérer vos dossiers déposés en préfecture et d'éditer vos Bordereaux d’envoi.

A réception du dossier, il vous permet également de renseigner les dates préfecture et les NEPH sur les fiches identité.

Ce module est accessible à partir du menu général, de la fiche identité ou du module examen : cliquez sur le bouton "Préfecture" à gauche.

1. Description

Le module préfecture se présente comme le module examen : un tableau de récapitulatif présente tous les bordereaux du mois..

Double-cliquez sur un dossier ou bien cliquez sur le bouton "Détail" pour le visualiser. Cliquez sur "Récap." pour retourner au récapitulatif mensuel.

2. Ordre de travail

A la première utilisation du module, inscrivez la ville d'édition dans le paramètre n°5. La préfecture OU tout autre organisme qui traite les dossiers est personnalisable dans les réglages généraux : paramètre n°5 "Divers / Messages imprimés". Renseigner les lignes "Intitulé Préf." 1 et 2.

A. Création du Bordereau d’envoi

- Cliquez sur le bouton de création pour ouvrir un nouveau dossier.

- Renseignez la date d’envoi en en-tête.

- Inscrivez les élèves concernés.

La date "Envoi préfecture" sur la fiche identité F1 est alors automatiquement renseignée.

Lors de l’insertion d’un élève sur le bordereau d’envoi, un message vous alerte si celui-ci a déjà été enregistré dans un autre bordereau. De même vous êtes alerté si l’élève a déjà une date d’envoi en préfecture.

Harmonie autorise l’inscription sur un dossier d'un élève non inscrit dans le fichier des élèves.

Cela peut être utile par exemple pour des élèves provenant d’un autre bureau.

Saisissez-les en inscrivant le nom et prénom, un message vous demande alors confirmation

Les noms d’élèves hors bureau sont écrits en gris clair sur le bordereau afin de les distinguer des autres.

B. Impression du Bordereau

Imprimez le bordereau en cliquant sur le bouton dédié.

Pour éditer plusieurs exemplaires à la fois, saisissez le nombre d'impressions sur le paramètre n°4 "Exemplaires à Imp.".

C. Retour du Bordereau de la préfecture

- Saisissez la date d’enregistrement en préfecture.

- Notez ensuite les NEPH des élèves.

La date "Enreg Préfecture" et le "N.E.P.H." sont alors renseignées sur les fiches identité F1.

3. Fonctionnement général

La création des dossiers, suppressions, modifications, etc. fonctionnent exactement comme le module examens : utilisez les mêmes icônes et touches.

4. Personnaliser les dossiers PREFECTURE

Il est possible de personnaliser votre module préfecture selon vos spécificités : cliquez une fois sur le menu "Paramétrer" puis sur le sous menu "Paramètres‘’, ou appuyez simultanément sur Ctrl + P.

La fenêtre "Paramétrage" s'ouvre.

Pour paramétrer une rubrique, double-cliquez sur la ligne désirée. Saisissez la nouvelle information ou sélectionnez-là si une liste s'affiche puis validez.

Ligne 1	Commentaire AAC Auto	Permet de renseigner automatiquement la mention "AAC" dans les observations.
Ligne 3	Impression bordereau	Vous pouvez choisir d'imprimer le bordereau sur document pré imprimé, ou bien directement sur papier libre.
Ligne 4	Exemplaires à Imp.	Réglez ici le nombre de bordereaux à imprimer.
Ligne 7	Date d'imp/Bordereau	Vous pouvez régler la date d'impression figurant sur le bordereau : soit la date du jour, soit la date de création du dossier.
Ligne 8	Imp. nom d'épouse	Choisissez si vous voulez ou non faire apparaître le nom d'épouse sur le bordereau.
Ligne 9	Imp. titre élève	Choisissez si vous voulez ou non faire apparaître le titre des élèves (Mme., M.).
Ligne 10	Imprimante	Vous pouvez choisir une imprimante spécifique pour les bordereaux.
Ligne 11	Titre Col. Observat.	Changer le titre de la colonne "Observations"
Ligne 12	Date naiss. / Border.	Imprimer la date de naissance des élèves sur le bordereau

Une fois le paramétrage achevé, cliquez sur le bouton "Fermer".